Für jede gemischt genutzte Immobilie führt die steuerpflichtige Person Aufzeichnungen (Beispiel in Anhang 13.1), aus denen die Vorsteuerschlüssel ersichtlich sind (Art. 70 Abs. 1 MWSTG). Es empfiehlt sich, diese Aufzeichnungen bei jeder Änderung den neuen Verhältnissen anzupassen und zu Kontrollzwecken aufzubewahren.

Die bei der Ermittlung einer allfälligen Nutzungsänderung anfallenden Unterlagen bewahrt die steuerpflichtige Person gemäss Artikel 70 Absatz 3 i.V.m. Artikel 42 MWSTG während 26 Jahren auf (Amortisationsdauer zuzüglich Verjährung).

Die Aufteilung ist - soweit möglich - bereits in der Buchhaltung anhand einzelner Konten vorzunehmen, beispielsweise wie folgt:

• Anschaffungswert der Immobilien;
• Wertberichtigung auf Immobilien;
• wertvermehrende Aufwendungen;
• werterhaltende Aufwendungen (Unterhalt zu Lasten des Vermieters);
• Nebenkosten (je nach Verteilschlüssel aufgeteilt in Heiz- und übrige Nebenkosten).

Es empfiehlt sich, diese Konten für jede Immobilie getrennt zu führen. Zudem ist es vorteilhaft, die vorsteuerbelasteten Liegenschaftsaufwendungen auf den Konten mit speziellen Steuercodes zu versehen oder auf separaten Konten (getrennt nach Steuersätzen) zu verbuchen.

Wird diese Gliederung nicht bereits in der Buchhaltung vorgenommen, ist es empfehlenswert, entsprechende Aufzeichnungen ausserhalb der Buchhaltung zu führen (z.B. in Form von Listen, Anlagedateien oder Mieterspiegel).

Weitere Informationen zur Aufzeichnungspflicht können der MWST-Info Buchführung und Rechnungsstellung entnommen werden.