Die Prüfspur in der Buchhaltung ist eine wichtige Komponente, welche die formelle Dokumentation sicherstellt. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss - auch stichprobenweise - ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zur Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden. Die Prüfspur verlangt insbesondere:

• einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen;

• Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken;

• eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege.

Auf Sammelbuchungen ist möglichst zu verzichten. Werden beispielsweise in Hauptbuchkonti nur periodisch zusammengefasste Buchungen dargestellt, ist sicherzustellen, dass die Prüfbarkeit der Sammelbeträge mittels separater Journale gewährleistet bleibt.

Bei nicht miteinander verbundenen Systemen ist mindestens ein gemeinsames Ordnungsmerkmal notwendig, mit dem die Prüfspur gewährleistet wird. Dabei gilt es zu beachten, dass der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten über Sortier- und Filterfunktionen möglich ist.

Bei logischer Verknüpfung der Buchungssätze mit dem elektronischen Archiv ist es eine Erleichterung, wenn alle zum Geschäftsvorfall gehörenden Belege angezeigt werden.

Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können dem Anhang 4 (Ziff. 4.2.1) entnommen werden.