Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist (Art. 958f Abs. 3 OR). Das Gleiche gilt für die mehrwertsteuerrelevante Geschäftskorrespondenz.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken trägt das aufbewahrungspflichtige Unternehmen. Die zulässigen Informationsträger sind in Artikel 9 GeBüV umschrieben. Die Überprüfung der Daten muss während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit lesbar gemacht und auf Begehren eines Einsichtsberechtigten zur Verfügung gestellt werden können (Art. 6 GeBüV).
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Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, weil die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und Rechnungslegung für alle Arten von Buchungsbelegen gelten.
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Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gewährleistet sein (Art. 2 GeBüV). Diese müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit kann dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a Absatz 2 OR eingehalten sind.
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Für in der Schweiz domizilierte Betriebsstätten von ausländischen Unternehmen und für ausländische Unternehmen, die Leistungen in der Schweiz erbringen, gelten diese Bestimmungen sinngemäss. Die ESTV empfiehlt, die erzielten Erträge und die getätigten Leistungsbezüge in der Schweiz auf separaten Konten zu verbuchen oder mindestens mit speziellen Codes zu erfassen.
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Beispiel
Das Unternehmen Xenia AG handelt mit Verpackungsmaterialien. Die Lieferantenrechnungen werden beim Eingang gescannt (als PDF) und elektronisch weiterverarbeitet. Die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit erfolgt digital und ist dokumentiert (Visumsprozess). Die Lieferantenrechnungen werden an die Buchungen „angehängt“ und können mittels anklicken der jeweiligen Buchung jederzeit geöffnet werden. Die Originalrechnungen werden vernichtet.
Die elektronischen Belege sind den Papierbelegen gleichgestellt und werden als Nachweise akzeptiert, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung beziehungsweise Rechnungslegung sowie die gesetzlichen Vorschriften der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Art. 958f OR sowie Art. 9 GeBüV) eingehalten wurden. Es ist sicherzustellen, dass die Lieferantenrechnungen innert nützlicher Frist lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
Änderung des MWSTG per 01.01.2018.
