a)

Die steuerpflichtige Person muss die Leistung an den institutionellen Begünstigten oder die begünstigte Person steuerbefreit ausführen, wenn sie vorgängig das vollständig ausgefüllte und unterzeichnete amtliche Formular erhält;

b)

die begünstigte Person muss sich bei der steuerpflichtigen Person unaufgefordert mit einer vom EDA ausgestellten, gültigen Legitimationskarte oder einem gültigen Permis Ci ausweisen. Die Legitimationskarte muss mit einem rot/rosa Balken versehen und vom Typ B, C, KB oder KC sein. Auf dem Permis Ci muss vermerkt sein, dass der Karteninhaber diplomatischen Status geniesst;

c)

nur unausgefüllte Formulare dürfen fotokopiert werden. Alle Einträge darin sind gut leserlich vorzunehmen. Fotokopien bereits ausgefüllter Formulare berechtigen nicht zur steuerfreien Leistung. Bei Leistungen an institutionelle Begünstigte muss zudem jedes Formular mit dem offiziellen Stempel des institutionellen Begünstigten und der handschriftlichen Unterschrift der dazu berechtigten Person versehen sein (Faksimile ungültig). Bei Leistungen an begünstigte Personen muss jedes Formular von dieser Person original unterzeichnet und mit dem offiziellen Stempel des institutionellen Begünstigten, welcher diese Person angehört, versehen sein (Faksimile ungültig);

d)

auf der Rechnung, und zwar sowohl auf dem Original als auch auf der Kopie, muss folgender Vermerk stehen: befreit oder Befreiung von der MWST nach Artikel 144 MWSTV. Sollte in der Rechnung der Vermerk inkl. MWST (mit oder ohne Steuersatz) aufgedruckt sein, ist dieser von der steuerpflichtigen Person sowohl auf dem Original als auch auf sämtlichen Kopien durchzustreichen. Wird dies unterlassen, ist die MWST zu entrichten, auch wenn das amtliche Formular vollständig ausgefüllt vorliegt;

e)

Steuerpflichtige, welche die MWST nach der effektiven Abrechnungsmethode abrechnen, müssen die Umsätze, welche mit steuerentlasteten Leistungen an institutionelle Begünstigte und begünstigte Personen erzielt wurden, unter Ziffer 200 der MWST-Abrechnung deklarieren. Diese können anschliessend unter Ziffer 220 der MWST-Abrechnung in Abzug gebracht werden;

f)

Steuerpflichtige, welche die MWST mittels Saldosteuersatz- oder Pauschalsteuersatzmethode abrechnen, müssen die Umsätze, welche mit steuerentlasteten Leistungen an institutionelle Begünstigte und begünstigte Personen erzielt wurden, unter Ziffer 200 der MWST-Abrechnung deklarieren. Diese Umsätze können unter Ziffer 220 der MWST-Abrechnung in Abzug gebracht werden oder die Steuer mittels Formular Nr. 1050 ( MWST-Infos Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze) unter Ziffer 470 der MWST-Abrechnung angerechnet werden;

g)

zu Kontrollzwecken muss die steuerpflichtige Person die verwendeten amtlichen Formulare ( Ziff. 6.1) im Original zusammen mit den übrigen Belegen (Rechnungskopie) bis zum Ablauf der absoluten Verjährung (Art. 42 und 70 Abs. 2 MWSTG) vollständig aufbewahren. Bezüglich elektronisch übermittelter und aufbewahrter amtlicher Formulare gilt Artikel 122 MWSTV sinngemäss (Art. 147 MWSTV). Das offizielle Formular muss nur auf Anfrage der ESTV eingereicht werden;

h)

sind die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung nicht vollumfänglich erfüllt (z. B. wenn die steuerpflichtige Person über kein ordnungsgemäss ausgefülltes amtliches Formular verfügt), ist die Leistung der steuerpflichtigen Person zu versteuern. Der institutionelle Begünstigte oder die begünstigte Person hat in diesem Fall die Möglichkeit, die ESTV in begründeten Einzelfällen um Rückerstattung der MWST zu ersuchen.