Beteiligt sich ein Mitarbeiter finanziell bei der Anschaffung eines Fahrzeuges, so stellt der Betrag, welcher der Mitarbeiter dem Arbeitgeber bezahlt, für Letzteren einen zum Normalsatz abzurechnenden Umsatzsteuervorgang dar. Nicht von Bedeutung ist, ob beim Kauf des Geschäftsfahrzeuges ein Vorsteuerabzug vorgenommen werden konnte oder nicht. Wird das Geschäftsfahrzeug zu einem späteren Zeitpunkt durch das Unternehmen verkauft und wird dem Mitarbeiter ein Anteil der (seinerzeitigen) Kostenbeteiligung zurückerstattet, so ist dieser Anteil mehrwertsteuerlich als Teilrückgängigmachung der finanziellen Kostenbeteiligung des Mitarbeiters zu betrachten und ist beim Unternehmen als Entgeltsminderung zu behandeln. Bei geleasten Geschäftsfahrzeugen ist diese Regelung analog anzuwenden.
Die pauschale Berechnung der Privatanteile muss immer auf dem vollen Ankaufswert des Geschäftsfahrzeuges erfolgen.
Beispiel
Im Spesenreglement des Unternehmens X (erzielt ausschliesslich steuerbare Leistungen, effektive Abrechnungsmethode) ist festgehalten, dass die Aussendienstmitarbeiter alle vier Jahre Anrecht auf ein neues Geschäftsfahrzeug im Betrag von 40‘000 Franken haben. Der Mitarbeiter/Arbeitnehmer Y entscheidet sich beim Autohändler für ein Fahrzeug im Betrag von 70‘000 Franken (inkl. 7,7 % MWST). Die Mehrkosten von 30‘000 Franken muss er als Kostenbeteiligung selber übernehmen und innerhalb von 30 Tagen seinem Arbeitgeber überweisen. Der Mitarbeiter nutzt das Geschäftsfahrzeug auch für private Zwecke.
Mehrwertsteuerliche Folgen:
Das Unternehmen X kann auf dem vollen Kaufpreis die Vorsteuer in Abzug bringen; die Kostenbeteiligung des Mitarbeiters Y von 30‘000 Franken muss das Unternehmen X zum Normalsatz abrechnen.
Verbuchung beim Unternehmen X für den Kauf des Geschäftsfahrzeugs
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in CHF
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Fahrzeug an Flüssige Mittel
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64‘995.35
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Vorsteuer an Flüssige Mittel
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5‘004.65
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Kostenbeteiligung Mitarbeiter Y
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Flüssige Mittel an Wertberichtigung Fahrzeug
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27‘855.15
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Flüssige Mittel an Umsatzsteuer
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2‘144.85
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Die Kostenbeteiligung ist in der MWST-Abrechnung als Umsatz unter Ziffer 200 bzw. 302 zu deklarieren.
Pauschale Berechnung des abzurechnenden Privatanteils:
Kaufpreis CHF 64‘995.35 (exkl. MWST)
davon 0,9 % (bis 31. Dezember 2021: 0,8 %) pro Monat = CHF 584.95 pro Monat
Zu deklarierender Betrag (12 x CHF 584.95) = CHF 7‘019.40
Steuerberechnung: 7,7 % von CHF 7‘019.40 (107,7 %) = CHF 501.85
Nach 2 Jahren beschliesst das Unternehmen X, das Geschäftsfahrzeug zum Buchwert von 49‘000 Franken an einen Dritten zu verkaufen und vergütet dem Mitarbeiter Y die (seinerzeitige) Kostenbeteiligung anteilsmässig (CHF 21‘000) zurück.
Mehrwertsteuerliche Folgen:
Der Verkauf des Geschäftsfahrzeuges ist durch das Unternehmen X zum Normalsatz abzurechnen; die anteilsmässige Rückzahlung der Kostenbeteiligung an den Mitarbeiter Y gilt als Minderung der seinerzeit bezahlten Kostenbeteiligung.
Verbuchung beim Unternehmen X für den Verkauf des Geschäftsfahrzeugs
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in CHF
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Flüssige Mittel an Fahrzeug
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45‘496.75
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Flüssige Mittel an Umsatzsteuer
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3‘503.25
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Der Fahrzeugverkauf ist in der MWST-Abrechnung als Umsatz unter Ziffer 200 bzw. 302 zu deklarieren.
Rückzahlung der Kostenbeteiligung
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in CHF
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Wertberichtigung Fahrzeug an Flüssige Mittel
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19‘498.60
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Umsatzsteuer an Flüssige Mittel
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1‘501.40
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Die Rückzahlung der Kostenbeteiligung ist auf der MWST-Abrechnung als Minusumsatz unter Ziffer 200 bzw. 302 zu deklarieren.
Praxisänderung infolge Überprüfung der Praxis durch die ESTV (anwendbar ab 01.01.2022; vgl. betreffend zeitliche Wirkung 
MWST-Info Zeitliche Wirkung von Praxisfestlegungen).
