Eine Konventionalstrafe (auch Vertragsstrafe genannt) ist die (Geld-)Leistung, die der Schuldner (Leistungserbringer) dem Gläubiger (Leistungsempfänger) für den Fall verspricht, dass er eine Leistung (Hauptverpflichtung) nicht oder nicht gehörig erfüllt (Art. 160 Abs. 1 OR). Zweck der Konventionalstrafe ist die Sicherstellung der (richtigen) Erfüllung der Hauptschuld und die Schadloshaltung des Gläubigers. Auch wenn die Konventionalstrafe keinen Schaden voraussetzt (Art. 161 Abs. 1 OR), wird sie dem Schadenersatz gleichgestellt, sofern die Zahlung der Konventionalstrafe an die Stelle der Erfüllung der vertraglichen Leistung beziehungsweise an die Stelle des für die Nichterfüllung geschuldeten Schadenersatzes tritt (Art. 160 Abs. 1 OR).
Entbindet sich der Leistungserbringer hingegen mit der Bezahlung der Konventionalstrafe von der gehörigen Erfüllung der vertraglichen Leistung, liegt (wie beim Preisnachlass infolge Schlechterfüllung) eine Entgeltsminderung vor.
Muss infolge Überschreitens vertraglicher Fristen eine Konventionalstrafe (Terminbusse) bezahlt werden, gilt der vom Leistungserbringer an den Leistungsempfänger bezahlte Betrag ebenfalls als Entgeltsminderung. Keine Entgeltsminderung, sondern Schadenersatz liegt hingegen vor, wenn der Leistungserbringer den Schaden ersetzen muss, welcher infolge der verspäteten Leistung entstanden ist (z.B. Produktionsausfall).
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Eine Entgeltsminderung führt auf Seiten des Leistungserbringers zu einer Reduktion seiner Umsatzsteuerschuld, auf Seiten des Leistungsempfängers aber auch zu einer Reduktion des Vorsteuerabzugs (Art. 41 MWSTG).
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Beispiel 1
Ein Treuhandunternehmen stellt fest, dass ein ehemaliger Angestellter das ihm auferlegte Konkurrenzverbot verletzt hat, indem er sich selbstständig gemacht und in der Nähe ein eigenes Treuhandbüro eröffnet hat. Es verlangt von ihm die Entrichtung der seinerzeit vereinbarten Konventionalstrafe. Da die Konventionalstrafe an die Stelle der Erfüllung der vertraglichen Leistung (Nicht-Konkurrenzierung) beziehungsweise an die Stelle des für die Nichterfüllung geschuldeten Schadenersatzes tritt, gilt die Zahlung der Konventionalstrafe als Schadenersatz.
Beispiel 2
Ein Maschinenhersteller stellt dem Besteller mit einer Konventionalstrafe sicher, die bestellte Anlage funktionsfähig und termingerecht zu liefern. Die Anlage ist jedoch am vereinbarten Termin nicht einsatzfähig und kann erst nach einer Nachbesserung durch den Hersteller mit mehrtätiger Verspätung in Betrieb genommen werden. Vereinbarungsgemäss bezahlt der Maschinenhersteller dem Besteller eine Konventionalstrafe. Der Maschinenhersteller kann die Konventionalstrafe (Nichteinhalten der Erfüllungszeit) als Entgeltsminderung von seinem ursprünglich zu versteuernden Entgelt abziehen. Der Besteller der Anlage wiederum hat seinen Vorsteuerabzug entsprechend um den Betrag der Konventionalstrafe zu reduzieren.
