Ausländische Unternehmen haben für die Erfüllung ihrer Verfahrenspflichten eine Vertretung zu bestimmen, die in der Schweiz Wohn- oder Geschäftssitz hat (Art. 67 Abs. 1 MWSTG). Durch die Bestimmung einer Vertretung wird keine Betriebsstätte begründet (Art. 67 Abs. 3 MWSTG). Die Steuervertretung haftet nicht für die Steuerforderung; vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Strafrechts.

Alle für die Berechnung der Schweizer Mehrwertsteuer relevanten Unterlagen müssen bis zum Eintritt der Festsetzungsverjährung (Art. 42 MWSTG) innert angemessener Zeit am Sitz des Steuervertreters bereitgestellt werden können. Es handelt sich dabei insbesondere um Buchhaltungsunterlagen, Bestellungen, Lieferscheine, Kopien von Kundenrechnungen, Zahlungsbelege, Lieferantenrechnungen oder Zolldokumente.